マイクロソフトチーム:どこから始めればいいですか?

Microsoft Teamsは基本機能であるチャットやビデオ通話以外にもたくさんのオプションを持っており、提供されるサービス内容について覚えることがたくさんあります。本記事では、Microsoft Teamsを活用していていくためのガイドとして、特にオンラインでの共同学習やコラボレーション、ナレッジシェアなどに焦点を当てて、デジタルワークプレイスを構築する際に検討すべき重要な機能について紹介しています。

新しいツールや製品を導入する際の最初の難関は選定です。しかし最も重要なのは、該当製品を採用した後に、どのようにして社内の業務と関連付けて定着させるかです。最初の製品選定には多大な時間と費用を費やすにも関わらず、社内への浸透・定着には無頓着であるケースが多々見られます。

Microsoft 365は使いやすく利便性の高い製品群ですが、その中のひとつであるMicrosoft Teamsも活用することで非常に強力な業務ツールとなります。とはいえ、その製品の特長を正しく理解し、数多い機能をしっかり把握し、それらの用途を設計し業務の中に落とし込んでいかなければ、その製品を使いこなすことはできません。

まずは導入部門および担当者が正しく製品の特長や機能を理解し、それを社内へ伝達し、業務の中で活用しながら徐々に慣れていくことが重要です。

Microsoftチーム活用の最大化

従業員同士がコラボレーション作業を行うためのオンライン空間を準備する際に、Microsoft Teamsを利用すると現場のマネージャーや人材開発部門は、従業員との強固なつながりを持つコミュニティ基盤を構築することができます。チームを作成し、従業員が新しいスキルや技術を学び、プロジェクトに参画し、成功事例を共有することが簡単になるため、コミュニティプラットフォーム上で従業員同士が深く繋がっていくことができます。そのために、Microsoft Teamsの標準機能であるオンラインチャットやビデオ会議、またはコラボレーション学習環境の構築まで、どのような活用方法があるのかを考察してみましょう。

チーム、チャンネル、コミュニティの構築

まず最初に行わなければいけないのはチームの作成です。「チームに参加、またはチームを作成」をクリックし、「チームを作成」を選択することで新しいチームを作成することができます。新しいチームができたらユーザーを追加し招待します。Microsoft Teamsでは、Microsoft365アカウントを持たない外部のユーザーなどもチームに招待することができます。

チーム作成後は、チームの所有者の割当を実施します。「チームを管理」メニューをクリックすると参加しているメンバー一覧が表示され、「役割」のところをメンバーから所有者に変更します。このように簡単に所有者を設定することができるので、自分のチームや部門に所有権を付与してコミュニケーション活性化の準備を行うことができます。例えばマーケティング責任者を「ソーシャルメディア」チームの所有者として指定し、今後プロジェクト活動中に協力を要請する外部のアドバイザーやコンサルタントを招待してもらうことができるようになります。Microsoft Teamsは自己管理型を軸としているため、このような形で従業員に権限を与えていくことが簡単に可能です。

また、チーム運用にあたって重要になってくるのが「チャネル」です。チャネルとは、チーム内に複数存在するツールや各種リソースの塊です。例えば「ソーシャルメディア」グループに学習専用のチャネルがあれば、人材開発部門やチームの責任者がソーシャルメディアに関するベストプラクティス情報を投稿したり、外部調査情報へのリンクを追加し、メンバーの知識を高めていくことができます。チャネルの設定によって、チーム内から特定の人だけをチャネルに含めるようにすることも、すべてのメンバーを自動的に追加することもできます。また、OneNoteやWebサイト、OneDriveドキュメント等、特定のチャネルにタブを追加する機能もありますので、メンバーは指定されたチャネルで簡単に情報を見つけることができるでしょう。また、メンバーは新しい情報が追加されるたびに通知を受け取るようにも設定ができますので、日々の業務の中で大事な情報を見逃してしまうこともありません。

いつでもどこでも繋がる

Microsoft Teamsで最もよく利用される機能がオンライン会議でしょう。Microsoft Teamsのオンライン会議には最大300人のユーザーがアクセスでき、音声や映像、画面共有などを行うことができます。また、オンライン会議の参加者には外部のユーザーも招待できるため、必ずしも自社内のメンバーに閉じる必要はありません。

また、オンライン会議は特定のチームやチャネル内でスケジュール管理をすることもできますので、チームメンバーに会議開催の通知を行うこともできますし、カレンダーを使用して明示することも可能です。もし、チームの誰かがオンライ会議に参加できない場合でも、会議すべてを記録し保存することができるため、後で会議の内容をシェアすることもできます。もしくは議事録などをファイルとして保存し共有することも可能です。

さらにチャネルはプライベートチャネルとしても設定できるので、オンライン会議後に特定のメンバーで集まってフォローアップしたり、人材開発部と新入社員がプレイベートチャネルで研修や学習について質問を受け付け回答したりすることもできます。

これらMicrosoft Teamsの革新的なオンライン会議機能は、eラーニングにも幅広く活用されており、研修講師が簡単にオンライン上で移動するような仮想教室を作成することも可能です。人材開発部や研修講師は特定のオンライン研修の前後に学習教材を共有することもできますし、研修中の情報共有も簡単に行えます。もちろんオンライン会議だけでなく、チャットを利用して研修中のメモを共有したり、質疑応答を行ったり、外部リソースにアクセスして学習の幅を拡げることも可能です。

SharePointサイトを活用してコンテンツを共有する

SharePoint OnlineはMicrosoft Teamsと完全に連携しているため、従業員はTeamsチャネルで共有できるWebページを簡単に作ることができます。チーム内で大量のWebページに繰り返しリンクしている状態になった場合は、それらのリンクや研修メモなどを含むSharePointページを作成すると、他の従業員が簡単に検索できるようになります。

また、人材開発部門が今後の研修日程やイベントを掲載したSharePointページを作成し、このページをチャネル内のタブに追加すれば、チームおよびチャネルのメンバーはいつでも簡単にそれを参照できます。この機能は人材開発部門のみにとどまらず、会社からの情報発信をMicrosoft Teamsというプラットフォームを使用して従業員に浸透させていく手段として非常に有効です。

業務の中で学ぶ習慣を

Bersin氏は「仕事の流れの中で学ぶ」という概念を広く提唱し、従業員のスキルや能力開発は日常の業務の中で自然に行えることが重要だと謳っています。Microsoft Teamsは、多数のツールとシームレスに連携することができるので、オンライン上にセキュアな学習環境を構築するためのプラットフォームとしても活用できます。

学習プラットフォームには通常、学習教材や参考資料、会社としての教育方針や様々なプログラムが含まれる独自の環境を構築する必要があります。しかしLMS365のようにMicrosoft Teamsと統合できるツールの場合、簡単に学習プラットフォームを構築し、従業員への学習機会と質の高いトレーニングを提供することが期待できます。

LMS365はMicrosoft Teams内のチャネルに専用のタブを追加し、そのタブを通じて特定学習コースを選択したり、学習コース情報をチーム内のチャットに直接投稿して学習を促したりすることができます。人材開発部門などは、Microsoft Teamsの専用チャネルを通じて従業員が学習できるコースを共有したり、追加のガイダンスを流したり、従業員と相互にコミュニケーションを取りながら学習の進捗状況を管理することもできます。

Microsoft Teamsによる生産性向上の可能性

新しいツールを導入するには、多くの時間と労力が必要となりますが、そのツールを最大限に活用するには、また別に多くの時間と労力が必要になるかもしれません。既にMicrosoft Teamsが使える環境にある企業にとっては、学習環境を構築する際にLMS365を導入することで、その時間と労力を削減することができ、かつMicrosoft365に対する投資の費用対効果を高める結果にも繋がります。

Microsoft Teamsの機能や用途への理解を深めることで、従業員は使いやすく統合された環境の中で効率的に業務の遂行やスキル向上を行うことができます。特にLMS365はMicrosoft Teamsと完全に統合された学習環境を提供することができるため、社内へのeラーニングの普及と浸透に適したツールとなっており、Microsoft Teamsを活用した生産性向上と合わせて、従業員の能力開発を効率的にまた、効果的に進めていくことができるでしょう。

LMS365がMicrosoft Teamsとどのように統合および実装されているか、詳しくはこちらの動画(英語)もご参照ください。