モダン・デジタルワークプレイスへの変革の一部には、時間と場所の制約から解き放たれた柔軟な職場環境が含まれています。勤務時間が9時~5時の定時ではなくなり、オフィス外での勤務時間が増えることで、使いやすくて生産的なITツールが必要になってくるでしょう。同僚との打ち合わせのためにFace-to-Face会議のスケジュールを調整する必要性もなくなってきています。それを受けて世の中には様々なコラボレーションツールが登場してきています。例えば、SLACKやGoToMeeting、Yammerなどです。
しかし、新しいシステムを導入することは困難を伴います。毎日の業務習慣を変えるように従業員に働きかけることは、これまでも多くが失敗に終わってきました。
その点、Office365は現在1億3500万人のアクティブユーザーがいて、多くの企業の社内ツールとして活用されているので、コラボレーションツールとしてOffice365を活用していくというのは自然な流れになってきています。特にOffice365ファミリーの中の「Microsoft Teams」はオンライン上でチャットやミーティング、ドキュメント類の共有などができるプラットフォームとして注目を集めています。
「Microsoft Teams」が社内のコラボレーションを活性化できる要因を確認してみましょう。

簡単なオンラインミーティング

「Microsoft Teams」でオンラインミーティングを開催する時は、チーム内でその情報が表示されるだけでなく、Outlookカレンダーとも同期します。当然、そのミーティングには「Microsoft Teams」以外からでもアクセスが可能となります。ミーティング中は議事メモを簡単に作成することができたり、音声を録音したり、その録音した音声を「Microsoft Stream」にアップすることでテキストメモに変換することもできます。

ソーシャルメディアよりも共創的

よくあるオンラインチャットでもスタンプやアニメーションなどを送り合うことで、モダン・デジタルワークプレイスは楽しい環境になります。
しかし「Microsoft Teams」はそれだけにとどまらず、様々な社内コラボレーションを支援します。
例えば、人事部が新しいコンプライアンス研修/教育を計画し作成していくにあたって、作成した素案を現場担当者や法務部の担当者にメールで回覧して徐々に仕上げていく場合、現場担当者が修正を入れた素案と、法務部担当者が修正を入れた素案がバラバラになってしまうことが懸念されます。そのため、何度もメールの往復をしていくうちに、内容が誤った方向に修正されてしまうこともあるでしょう。また、メールの場合は自分がCCに入っているメールについては、あまり積極的に見ないという人もいるかも知れません。
もしこれが「Microsoft Teams」なら、人事部はこのプロジェクト専用のチャンネルを作成し、チームメンバーで編集が可能なファイルを共有していくことで、効率的に内容の確認とブラッシュアップを行うことができます。もちろん、共有ファイルに編集された内容は誰が編集したかも確認できるので、その編集内容が適切かどうか、後から確認することも可能です。

学習への社会的側面の追加

マーケティング部門が自社のブランディングについての教育カリキュラムを検討しているとします。「Microsoft Teams」は外部のアプリケーションとシームレスに統合する機能を備えており、その代表的なアプリケーションが、モダン・デジタルワークプレイスに最適化された学習管理システムである「LMS365」です。
マーケティング部門はブランディング用のチャンネルを作成し、そのチャンネルにLMS365のアプリを追加することで、「Microsoft Teams」上でブランディングに関する教育を実践することが可能になります。
もちろん、従業員はSharePoint Online上の学習コースからブランディングについて教育を受けることもできますし、「Microsoft Teams」上でブランディングに関する学習教育を受けながら、世の中の情勢や自社のブランディングの認知度、将来性などについて議論を行うこともできるようになります。
eラーニングならではの柔軟性と、クラスルームトレーニングにおけるコミュニケーションメリットの双方が組み合わさり、全く新しい学習環境を構築することができるようになります。

企業として効率的な方法で短時間に目標を到達しようとする場合、社内のコラボレーションは非常に重要になってきます。適切なコラボレーションツールを使用することで、企業の生産性は20~30%向上すると言われています。コラボレーションツールの導入によって従業員間の距離が縮まり、デジタルトランスフォーメーションもより推進されていくことになるでしょう。