人事データ活用とは？目的やステップ、分析項目や活用イメージを解説

人事データ活用とは、従業員や組織に関するデータを収集・分析し、人事業務や経営戦略に活かすことです。人事データ活用は、人事業務の効率化や高度化、経営戦略の立案など、さまざまなメリットをもたらす可能性があります。

本記事では、人事データ活用の目的やステップ、分析項目や活用イメージについて解説します。
人事データ活用に興味のある方、人事業務や経営戦略の改善を検討している方は、ぜひご覧ください。

人事データの活用とは？

人事データの活用とは、企業が保有する人事データを収集・分析・活用することで、人事業務の効率化や経営・人事の意思決定の質の向上、従業員経験の質の向上を図ることです。

具体的には、以下のような取り組みが考えられます。

本記事では上記のような人事データの活用について解説しておりますので、ぜひ最後までご覧ください。

人事データの活用が求められる背景

人事データの活用が求められる背景には、以下の2つの理由があります。

企業を取り巻く環境の変化

近年、企業を取り巻く環境はグローバル化・少子高齢化・テクノロジーの進化などにより、大きく変化しています。
このような変化に対応するためには、企業は従来の経験や勘に頼った経営ではなく、データに基づいた意思決定を行うことが求められています。

人事データの利活用の進展

近年、IT技術の進展により人事データの収集・蓄積・分析が容易になってきています。

これにより、従来は収集・分析が難しかった従業員のスキルや能力、採用状況、離職率などのデータを活用することができるようになりました。

人事データの活用は、企業の競争力強化や従業員のエンゲージメント向上につながる有効な手段です。企業は、人事データの活用を推進することで、これらの課題の解決につなげていくことが重要です。

人事データ活用の目的とは

人事データ活用の目的は、大きく分けて以下の3つがあります。

それぞれの目的について解説します。

目的①人事業務の効率化

人事データ活用の最も基本的な目的は人事業務の効率化です。

人事データの活用により、以下のような取り組みが実現できます。

このように人事業務の自動化や属人的な判断の排除を実現することで、人事業務の効率化を図ります。

目的②経営・人事の意思決定の質向上

人事データの活用により、経営・人事の意思決定の質を向上させることができます。

例えば、以下のような取り組みが実現できます。

採用戦略の策定や人材配置・育成の検討、組織活性化の施策立案などの際にデータに基づいた意思決定を行うことで、意思決定の質を向上させます。

目的③従業員経験の質の向上

人事データの活用により、従業員経験の質を向上させることができます。

例えば、以下のような取り組みが実現できます。

福利厚生制度の改善や働き方改革の推進、メンタルヘルス対策などの際にデータに基づいた施策を実施することで、従業員のエンゲージメントや満足度を向上させます。

人事データ活用が進まない理由

人事データ活用が進まない理由として、下記のような理由が挙げられます。

データ活用に取り組む前に、活用が阻害される理由について適切に対処するよう注意しましょう。

データの質や量が十分でない

人事データは、従業員の属性や勤怠、評価、採用、離職など、さまざまな種類があります。

しかし、これらのデータが十分に収集・蓄積されていない、またはデータの品質が低い場合、データ活用は難しくなります。

データが十分に収集・蓄積されていない場合、データの分析に必要なデータ量が不足し、分析結果の信頼性が低下する可能性があります。また、データの品質が低い場合、データの正確性が担保されず、誤った分析結果につながる場合があります。

データの質や量を向上させるためには、上記のような取り組みを行うことが有効です。

データ活用の目的や方法が明確でない

人事データ活用を行うためには、データ活用の目的と方法を明確にする必要があります。

目的が明確でないと、データの収集や分析の方向性が定まらず、効果的なデータ活用ができません。また、方法が明確でないと、データの分析結果を有効に活用することができません。

具体的には、以下の視点から検討することが重要です。

これらの視点を踏まえて、人事データ活用の目的と方法を明確にすることで、効果的なデータ活用を推進することができます。

データ活用の体制や文化が整っていない

人事データ活用は、人事部門だけでなく、経営層や現場部門など、さまざまな部門の協力が不可欠です。データ活用を推進する体制や文化が整っていないと、活用自体が停滞したり、効果が上がらなかったりする可能性があります。

データ活用の体制を整えるためには、以下の取り組みを行うことが重要です。

これらの取り組みにより、データ活用の体制や文化を整え、効果的なデータ活用を推進することができます。

人事データの分析項目例

人事データの分析項目は、大きく分けて以下の3つに分類できます。

本章で紹介する分析項目が自社内に保管されているかぜひ確認してみてください。

従業員の属性データ

従業員の属性データは、従業員の個人情報や経歴、スキルなどのデータを指します。

従業員の属性データは、従業員の特徴や傾向を把握するために利用されます。

例えば、年代や性別、学歴などの属性データから、従業員の離職率や人材流動性を分析することができます。

また、スキルデータから、人材の育成や配置・異動の検討に役立てることができます。

人事業務のデータ

人事業務のデータは、給与や勤怠、評価、採用、教育・研修などのデータを指します。

人事業務のデータは、人事業務の効率化や改善に役立てられます。

例えば、勤怠データから、労働時間の長さや残業時間の傾向を分析することで、働き方改革の推進に役立てることができます。

また、評価データから、人材の育成や配置・異動の検討に役立てることができます。

従業員の意識や行動に関するデータ

従業員の意識や行動に関するデータは、アンケートやヒアリングなどの結果から得られるデータを指します。

従業員の意識や行動に関するデータは、従業員のエンゲージメントや離職率の低減に役立てられます。

例えば、アンケート結果から、従業員の働きがいや満足度を把握することで、従業員のエンゲージメントを向上させる施策を検討することができます。

また、ヒアリング結果から、従業員の働き方に関する希望を把握することで、従業員の離職率の低減に役立てることができます。

人事データ活用のステップ

人事データ活用を効果的に進めるためには、以下の4つのステップを踏むことが重要です。

目的を明確にしないまま、データの収集や分析、意思決定をしてしまうと正しい判断を行うことができません。

本章で紹介するステップに基づいて人事データの活用に取り組んでみてください。

ステップ①目的の明確化

人事データ活用の目的は、企業の課題や目標を達成するために明確にする必要があります。具体的には、以下の視点から検討することが重要です。

目的が明確でないと、データの収集や分析の方向性が定まらず、効果的なデータ活用ができません。そのため、まずは企業の課題や目標を整理し、その実現に必要なデータを収集・分析することが重要です。

ステップ②データの収集

目的を明確にしたら、次は必要なデータを収集します。

データの収集には、大きく分けて2つの方法があります。

既存データとは、人事システムや給与システムなどの既存システムに蓄積されているデータです。これらのデータは、すでに収集・整理されているため、比較的簡単に収集することができます。

新たなデータとは、アンケートやヒアリングなどの調査によって、新たに収集するデータです。これらのデータは、既存データでは得られない情報を収集することができます。

データの収集では、目的を達成するために必要なデータを、適切な方法で収集することが重要です。

ステップ③データの分析

収集したデータを分析することで、データから新たな知見を得ることができます。データの分析には、大きく分けて2つの手法があります。

統計分析では、データの傾向や分布などを把握することができます。具体的には、平均値や中央値、標準偏差などの統計量を算出したり、ヒストグラムや散布図などのグラフを用いて、データの分布を可視化したりすることができます。

機械学習では、データからパターンを学習し、予測や分類を行うことができます。具体的には回帰分析や分類分析などの手法を用いて、データから将来の傾向やグループ分けを予測することができます。

データの分析では、目的を達成するために必要な知見を得るため、適切な手法を用いて分析することが重要です。

ステップ④結果の活用

分析の結果を、企業の経営戦略や人事戦略の策定、人事業務の改善、従業員のエンゲージメント向上などに活用します。

データの活用は、経営層や現場部門など、さまざまな部門と連携して行うことが重要です。また、データ活用の成果を継続的に検証し、改善を重ねることも重要です。

LMSと連携した人事データ活用

LMS（Learning Management System）とは、eラーニングの配信や受講管理、成績管理などの機能を備えたシステムです。LMSと人事データを連携させることで、人材育成、人事評価、採用活動などのさまざまな人事業務の効率化や高度化を図ることができます。

人材育成の計画・実施の効率化

LMSと連携することで、従業員の学習履歴やスキルデータなどを一元的に管理することができます。これにより、従業員の学習状況を把握しやすくなり、一人ひとりのニーズに合わせた人材育成計画を策定しやすくなります。

具体的な活用イメージとしては、以下のようなものが挙げられます。

また従業員のスキルデータに基づいて、必要な研修を適切なタイミングで実施することも可能になります。

人事評価の効率化

LMSと連携することで、従業員の業績やスキルデータなどを一元的に管理することができます。これにより、従業員の評価項目や基準を明確にしやすくなり、評価の公正性や透明性を高めることができます。

具体的な活用イメージとしては、以下のようなものが挙げられます。

また、従業員の成長やキャリアパスを把握しやすくなり、適切な評価を行うことも可能になります。

採用活動の効率化

LMSと連携することで、応募者の学歴やスキル、適性などのデータを一元的に管理することができます。これにより、応募者の選考を効率的に行い、より適切な人材を採用しやすくなります。

具体的な活用イメージとしては、以下のようなものが挙げられます。

また、応募者の学習履歴やスキルデータに基づいて、採用後の育成計画を策定することも可能になります。

関連記事：失敗しない研修計画の立て方を６ステップで解説！LMSの活用方法も合わせて紹介

LMSを活用して人事データの活用を進めよう

本記事では人事データの活用の目的や進め方のステップについて解説しました。
人事データを活用することで下記のようなメリットが得られます。

またLMSと連携した人事データ活用は、人事業務の効率化や高度化につながる有効な手段であることも紹介しました。

それぞれの活用イメージを具体的に把握し、自社の人事課題や目標に合わせて活用することで、より効果的な人材マネジメントを実現することができるでしょう。

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