プロアクティブ行動とは？促す方法や活発になるメリット、注意点を解説

投稿日 2023年7月14日
更新日 2023年8月1日
著者 yagura
カテゴリーコラム

「プロアクティブ行動」という言葉をご存知でしょうか？

本記事では、プロアクティブ行動という概念を徹底的に掘り下げその意味、具体的な内容、促進するための方法、そしてそのメリットと注意点について詳しく解説していきます。

プロアクティブ行動とは？

現代の社会で活躍するためには、単に周囲の変化に対応するだけではなく未来を見越して自ら行動を起こすことが求められます。
「プロアクティブ」という言葉について聞いたことがある人は多いかもしれませんが、具体的に何を指すのか、どのように実行すればよいのかを明確に理解している人は少ないかもしれません。

まずは、そんなプロアクティブ行動について、その意義から具体的な行動例まで詳しく解説します。

プロアクティブ行動の意味

プロアクティブ行動とは、具体的には未来志向の行動を指します。

プロアクティブ行動を取る人は、待ち構えるだけでなく、積極的に未来を見据えて行動を起こします。
それは、自分のキャリアをより良いものにするために、新しいスキルを先取りして習得したり、新たな挑戦を行ったりすることです。

プロアクティブという言葉自体には「先取りする」という意味があり、自分の未来に対する責任を自ら引き受け、行動する姿勢を示します。

リアクティブとは違う？

プロアクティブ行動とリアクティブ行動は、行動の起こし方において大きな違いがあります。

プロアクティブ行動が未来を見据えて、先取りして行動を起こすのに対して、リアクティブ行動は物事が起こった後に行動を起こします。

たとえば、問題が発生したとき、プロアクティブな人は問題が起こる前に既にその可能性を見つけ出し、解決策を準備していたかもしれません。しかし、リアクティブな人は問題が発生した後に初めてその解決に向けて行動を開始します。

プロアクティブ行動するとどうなる？

プロアクティブ行動を起こすことで、個々の人が組織に早く馴染むことが可能となります。

その理由は、自らが率先して行動することで周囲の環境や人々との関わりを理解しやすくなるからです。自発的に情報を収集し、必要なスキルを身につけることで、新しい環境への適応も早まります。

さらに、業務遂行能力の向上も見込めます。プロアクティブ行動は、自分の仕事だけでなく、周囲の仕事についても理解を深め、自分ができる範囲で行動を起こすことを含みます。これにより、自分の業務だけでなくチーム全体の業務遂行能力も向上します。

プロアクティブ行動の重要性が高まった理由

プロアクティブ行動の重要性が高まってきている背景には、2つの主要な要因があります。

まず挙げられるのは従来の日本人の行動パターンとして、リアクティブな行動が多かったという事実です。つまり、物事が起こった後に対応する、という反応的な行動が一般的でした。
しかし、これでは未然に問題を防ぐことができないばかりか、新たなチャンスを掴むことも難しくなります。

現代の社会や市場が急速に変化しているという状況もプロアクティブ行動の重要性が高まった要因です。テクノロジーの発展やグローバル化が進む中、ビジネス環境も一日で大きく変わることがあります。
このような変化の激しい時代においては、待っているだけでは取り残されてしまいます。未来を予測し、先手を打つことで変化に対応し、または変化を生み出すことが求められています。

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プロアクティブ行動の内容

代表的なプロアクティブ行動としては与えられた仕事をそのまま受け入れるだけではなく、改善点を模索する行動があります。
これは受け身に仕事をこなすのではなく、常により良い方法はないか、自分自身で考え、提案し、実行に移すことを指します。

また、この先必要になりそうなスキルや知識を事前に学習しておくのもプロアクティブ行動であるといえます。
時代の流れや自身のキャリアを見据え、必要とされるスキルや知識を予測し、それを先取りして学ぶことは、プロアクティブ行動の重要な一部です。

プロアクティブ行動のステップ

プロアクティブ行動、すなわち積極的な行動をとるためには一体どのようなステップが必要なのでしょうか。

行動の本質から手段、結果まで、複雑に絡み合う要素を分解し、具体的なステップに落とし込むことで、誰でも簡単に取り組める行動へと変えることが可能となります。

続いて、具体的なステップを通じて、プロアクティブ行動の理解を深め、その実践につなげるためのガイドラインを解説します。

ステップ①：社会的プロセス

プロアクティブ行動の最初のステップは「社会的プロセス」です。このステップでは、より良い人間関係を構築し、組織内の社会性を高めるための行動を積極的にとることが重要となります。

社会的プロセスとは、人間関係を構築し、その中で成り立つ互いの役割や地位、つながりを意識しながら行動を進めることを指します。

具体的には、例えば、上司を食事に誘ったり、自分が所属する部署以外の人たちと交流を持ったりするといった行動が含まれます。

これらの行動は、自分だけでなく他の人々と一緒にいるときにもポジティブな影響を及ぼす可能性があり、組織全体の活性化に寄与します。

ステップ②：仕事の構造を把握するプロセス

プロアクティブ行動の次のステップは「仕事の構造を把握するプロセス」です。ここでは、自分が任されている作業内容の理解を深め、その作業が他の仕事とどのように関連しているのかを把握することが求められます。

業務を円滑に遂行するためには、自分の担当している部分だけでなく、その業務が全体としてどのような位置づけにあるのか、またどのように他の業務と連携を取るべきなのかを理解することが重要です。

そのためには、自発的に学びの場を作ることが必要です。例えば自ら業務効率化のための勉強会を主催する、または外部の専門セミナーに参加するといった行動が効果的です。

ステップ③：発達と変化のプロセス

プロアクティブ行動の最終ステップは「発達と変化のプロセス」です。これは自分自身のスキルや能力を向上させ、同時にその変化に応じて自身の環境も変えていく段階と言えます。

スキルや能力を高めることで、自身が担当する業務についてより深い理解を得ると同時に、その能力を最大限に発揮できるような環境へと自らを導くことが可能になります。このプロセスでは、自己の成長と組織の発展の両方を視野に入れた行動が求められます。

具体的には、自分が新しいアイデアやビジネスチャンスを見つけた場合、それを上司に提案し、新規事業を立ち上げることを提案するなどが考えられます。また、自身の業務範囲の拡大を交渉することにより、より大きな責任を持つことで自己の成長を促すことも可能です。

プロアクティブ行動を促すには？

時代の流れや社会の変化に対応するため、自己主導的に行動を起こせる「プロアクティブ」な人材が求められています。

しかし、どのようにすればそのような人材を育成し、または組織内でプロアクティブ行動を促すことができるのでしょうか。

失敗を許容する

プロアクティブ行動を促すためには「失敗を許容する」ことが非常に重要です。

積極的に行動を起こすことは、必ずしも成功を保証するものではありません。むしろ、新たな挑戦や実験は、失敗という結果を伴うこともしばしばです。

しかし、その失敗から学び、次の行動に活かすことが大切です。

そのためには、組織全体で失敗を責めない、失敗を許容する環境を作り上げることが求められます。

失敗を経験することにより、個々のスキルの向上だけでなく、組織全体としても成長し続けることが可能になります。

チーム制の導入

全員が同じ程度にプロアクティブ行動を得意としているわけではなく、その中には苦手な人も当然存在します。こうした場合、プロアクティブ行動が得意な人と苦手な人を一緒にチームに組み入れ、共に仕事を進めることで良い結果が得られます。

プロアクティブな行動を取る人の姿勢や行動から、プロアクティブ行動が苦手な人が学ぶ機会が生まれるきっかけにつながることがあります。

また、具体的な行動の見本を示すことで、理解が深まります。さらに、チーム内での相互作用により、新たなアイデアや解決策が生まれる可能性が高まります。

コミュニケーションの機会を増やす

プロアクティブ行動を促進するためにはコミュニケーションの機会を増やすことが非常に有効です。コミュニケーションの機会が増えることで、他者との交流が深まり互いの価値観や考え方を理解するきっかけになるからです。
また、他者の視点を知ることで、自分自身の視点も広がり、これまで気づかなかった問題や新たな可能性に対する認識が生まれます。

さらに、コミュニケーションを通じて信頼関係を構築することで、新たな取り組みに対する協力やサポートが得やすくなるというメリットもあります。
したがって組織全体としてコミュニケーションの機会を増やすことは、プロアクティブ行動を推進する上で重要な取り組みと言えるでしょう。

型にはめすぎない

プロアクティブ行動を促進するためには型にはめすぎないことが重要です。

型にはめられすぎると、従業員は自分の意見やアイデアを出す機会を失う可能性があります。また、厳格なルールの中で働くと、自己主張を抑制する傾向があり、プロアクティブな行動を起こすための自由な思考が阻害されることもあります。

一方で、従業員にある程度の自由度を持たせることで、それぞれが自分の役割や仕事に対する見方を深めることができます。それにより、自発的に行動を起こす意欲も高まり、結果的にはプロアクティブ行動の促進につながります。

研修やフィードバック面接でのサポート

新たな環境や職務に馴染むのに時間がかかる場合、適切な研修やフィードバック面接を通じてアドバイスを得ることで、早期に組織への適応を促進し、プロアクティブな行動を生み出すことが期待できます。

その際、サポート手段として特に有効なのがLMS（Learning Management System）の導入です。LMSは、e-ラーニングを活用して教育や研修を効率的に進めるシステムです。インターネットを介して学習内容にアクセスできるため、時間や場所を選ばずに学び続けることが可能になります。

さらに、管理者が受講者の学習状況をリアルタイムで把握できるため、個々の成長に合わせたきめ細かなサポートが可能となります。また、コミュニケーションツールを活用した面談を行うことで、適時にフィードバックを提供し、受講者のモチベーションを維持することも可能です。

プロアクティブ行動が活発になるメリット

自発的に行動を起こすことは、その効果が想像以上のものを引き寄せます。それが「プロアクティブ行動」です。

プロアクティブ行動がどれほど組織や個々の働き手にとって有益なものであるのか、そのメリットについて詳しくお話しします。

成長速度の上昇

プロアクティブ行動が活発になると、自ら学び成長する意欲が高まります。結果として、新しいスキルを身につける速度や能力の向上が早まります。

自分自身で自己成長のために行動することで、その過程が楽しく感じられる場合もあります。それは自己肯定感を高め、モチベーションの維持にもつながります。

このように、プロアクティブ行動が活発になることは、従業員の成長速度の上昇に寄与します。

その結果、個々のパフォーマンスが向上するだけでなく、組織全体の業績にも寄与することとなります。自発的に行動することで、新たな可能性が広がるのです。

組織の生産性が向上

個々の従業員がプロアクティブに行動することで、各人のスキルや知識が向上します。これにより個々の成長速度が加速し、それぞれの業務遂行能力も増すことになります。個々の能力向上が組織全体としての生産性を高めることに繋がるのです。

このように、プロアクティブ行動は、組織全体のパフォーマンスを上げる一因となります。

それぞれが自主的に行動し、それが連動することで組織としての力が増し、結果として生産性の向上へとつながります。

プロアクティブ行動の注意点

成功を目指し、高みを目指すためには、プロアクティブな行動が必要不可欠です。しかしながら、その一方で適切に対応しなければ、思わぬ課題に直面する可能性もあります。

プロアクティブ行動には、必ずしもポジティブな結果だけがあるわけではなく、注意点も存在します。

職場での衝突

積極性が行き過ぎてしまうと、意図せず職場での人間関係にトラブルを生むことがあります。

例えば、自分の考えや行動に自信がつきすぎてしまうと、他人の意見をあまり聞かなくなってしまうことがあります。これが組織内のコミュニケーションを阻害し、職場での衝突を引き起こす可能性があります。また、自己主導で仕事を進める過程で、組織全体としてのルールや方針を無視する形になってしまうこともあります。これは組織の運営を混乱させ、また他のメンバーとの間で摩擦を生む可能性があります。

したがって、プロアクティブ行動をとる際は、自身の積極性が他の人の意見を尊重する態度や組織のルールを守る行動に影響を及ぼさないように注意が必要です。