人事業務効率化の実現方法とステップを解説！おすすめツールやLMSも紹介

どのような企業にも人事業務は存在しますが、直接的に利益を生み出す業務ではないこともあり、業務効率化が後回しにされてしまうことも多いのが現状です。

しかし、企業で働く従業員を管理することは、健全な企業経営の根幹となる重要な業務であるため、決してないがしろにすることはできません。

本記事では人事業務の効率化が求められる理由や効率化を実現する方法・ステップについて解説しております。また、社員教育や従業員の管理において欠かせないツールについても併せて紹介しますのでぜひ参考にしてください。

人事業務の効率化が求められる理由

企業における人事業務では、直接的に利益を生み出すことが難しいため、業務改善のための投資やツールの導入などは後回しにされてしまうことが多いですが、なるべく手間や時間をかけずに効率的に人事業務を進めていくことができるような体制作りを進めていくことにより、注力したい業務へ人員を集中させることができます。

本章ではまず、多くの企業における人事業務の現状から解説していきます。

人事業務以外も兼任

Indeed Japan株式会社が行った1,647名の採用業務担当社員を対象にした調査からは、採用業務に関わる従業員の中で、人事業務以外の業務を兼務している人は72.4％にものぼることが明らかになっています。

また、人事業務従事者が各業務に割いている業務時間の割合を調査した結果、人事関連業務に従事する時間は業務時間全体の51.0％ということも明らかになりました。

企業にとって人材は重要なリソースの1つであるため、採用業務や人材教育は企業を成長させていく上で重要な役割を担っていると言えます。一方で人手不足などが原因となり、人事業務をメインとする従業員を確保できていない企業が多いのが現状です。

人事業務がおろそかになると、人材育成や人事評価・待遇改善に手が回らず従業員の不満が高まり、離職率の増加に繋がる可能性もあります。

出典URL：https://jp.indeed.com/press/releases/20211221_2

業務範囲が広い

人事業務従事者は他の業務と兼任で人事業務を行っているにも関わらず、業務範囲が広いという課題もあります。

人事業務の主な業務内容は、採用業務や人材育成業務、人事評価の管理等が挙げられますが、いずれの業務もイレギュラー対応が多く、負担の大きい業務です。

特に人材育成業務において実施する「社内研修」は教材の作成や教材の管理、研修の会場準備など1回の研修を実施するのに手間がかかりやすいことから効率化が求められています。

紙ベースの仕事が多い

人事業務は社内で完結する仕事が多いイメージですが、社外とのやり取りも多く、デジタル化の進みつつある現在でも未だ紙ベースの仕事が多いという特徴があります。

特に採用業務に関しては、履歴書やエントリーシートが紙で届くことも多く、手作業が多くなりやすいという問題があります。

また個人情報を扱うことが多いため、一般的な書類よりも慎重に取り扱う必要があり、セキュリティ面が強化されたツールを使わなければならないため、なかなか紙ベースからの移行が難しいという事情もあります。

人事業務を効率化する方法

人事業務は、他の業務と兼任されていることが多い上、業務範囲が広く、効率化が必要とされている業務であるということがわかりました。

それでは、人事業務を効率化するためにはどのような方法があるのでしょうか。

本章では人事業務を効率化するための方法を3つご紹介いたします。

取り入れやすい項目から人事業務の効率化に取り組みましょう。

人事業務を効率化する方法①：ITツールの活用

人事業務を効率化する方法の1つ目が、ITツールの活用です。

人事業務を煩雑化している要因の1つに、採用業務のスケジュールの複雑さが挙げられます。手作業でスケジュール管理を行うと、複数の採用希望者の情報を管理することが難しくなります。

また、他の業務と兼任して行われることが多いこともあり、企業から採用希望者への連絡漏れが発生してしまうこともあります。

ITツールを活用すれば、採用希望者の情報や面接日の調整などを効率化することができ、人的ミスが発生するのを未然に防ぐことができます。また、データの抽出や書類作成などの単純作業の効率が上がるため、人事業務にかける時間の短縮化も期待できます。

関連記事：社内DX推進にはLMSがおすすめ！導入すべき理由や人材育成のメリットを紹介

人事業務を効率化する方法②：ペーパーレス化の推進

人事業務を効率化する方法の2つ目が、ペーパーレス化の推進です。

紙で書類を管理する場合、保管場所を確保しなければならないなど、管理にかかるコストが大きくなってしまいます。また、書類紛失のリスクがあり、書類管理への責任が大きいという問題点もあります。

採用業務であれば、手書きの履歴書を廃止し、電子書類での受付に変更するなどの施策が有効です。また、人材開発においては研修資料を紙ベースではなく、事前にデータで配布することでコストの削減や研修資料の流出の防止が期待できます。

人事業務を効率化する方法③：アウトソーシングを活用

人事業務を効率化する方法の3つ目が、アウトソーシングの活用です。

最近では人事業務の抱える課題に着目して、採用業務や人材育成、人事評価などを請け負うアウトソーシングサービスがあります。

人事業務を外注すれば費用はかかるものの、企業の雇用する従業員を有効に配置することができるため、生産性が上がり、効率が良くなります。

また、専門的な人事業務を外部に委託することで、従業員がコア業務に集中することができます。

人事業務の効率化を目指す5つのステップ

人事業務を効率化するためには、ITツールの活用、ベーパーレス化の推進、アウトソーシングの活用といった方法があることがわかりました。

人事効率化を行うためには、企業の経営状況に合わせて適切にツールの導入や、社内体制の改善を進めていく必要があります。

具体的に人事業務の効率化を目指して行動をとるための流れを解説いたします。
人事業務を効率化するためには、5つのステップに沿って業務の見直しや改善を行う必要があります。

人事業務効率化のステップ①：業務の確認

効率化を目指すためには、まずは現状を把握することが大切です。

人事業務に携わる従業員ごとに、タスク状況や、それぞれのタスクに関わる担当者、必要な人員数、所要時間や工数などを確認していきましょう。

業務効率化に取り組む際は、人事部門だけでなく組織全体を見渡し、他部署も巻き込んだアプローチが重要です。それぞれの部署やチームごとに業務フローを明確化することが、効率化を実現するために重要となります。

人事業務効率化のステップ②：改善方法の検討

業務内容について確認ができたら、次に手間や時間がかかりすぎている業務について、不要な工程の削除やITツールの導入などを検討します。

ここで重要なのが、慣習的に行ってきた業務について、目的を再確認することです。今までのやり方にとらわれてしまうと、抜本的な改善が難しくなります。

時代の流れによって必要な業務は変わるということを認識し、必要な業務だけにリソースを集中できるように業務の目的から内容の見直しを行いましょう。

ITツールを導入する際は、導入にかかるコストや運用コストが見合うだけの改善を期待できるかどうかという点に着目することがポイントです。

人事業務効率化のステップ③：業務スケジュールの組み立て

不要な業務工程の削除やITツールの導入計画を検討し終えたら、業務スケジュールの組み立てを行います。

業務効率化をうまく進めていくためには、問題なく業務サイクルを回すことができるかどうかを確認しておく必要があります。「業務が改善された」と仮定してスケジュールを組み、新たな問題が発生しないかどうかをシミュレーションしておくと、思わぬトラブルを防ぐことができます。

特に人事業務は兼任されることが多いため、問題が発生してしまうとトラブル対処への時間を確保することが難しくなります。そのため、まずは業務が改善されたと仮定して業務スケジュールを組み立て、余裕をもって業務改善を行うことをおすすめします。

人事業務効率化のステップ④：業務フローを作成

企業によっては、人事業務の内容ごとに担当者が分かれており、業務内容が担当者にしかわからない状態になってしまっていることもあります。
このような状態になっていることを「ブラックボックス化」と言いますが、長い目で見るとブラックボックス化は業務効率を悪化させる原因となります。

人事業務のブラックボックス化を防ぐためには、業務改善の一環として業務フローや業務マニュアルを作成し共有しておく必要があります。決められた手順に沿って業務が行われれば、問題が発生したときの原因究明や対処に役立ちます。

業務フローやマニュアルを作成する上で大切なのが、具体的かつわかりやすい内容を心がけることです。フローが複雑だったり、曖昧だったりした場合、自己流で仕事を進めてしまうことが常態化してしまうためです。

人事業務効率化のステップ⑤：改善案の実行

業務スケジュールの策定や、業務フローの作成が完了して、やっと改善案の実行へと進むことができます。

ITツールの導入や、業務内容の変更を実際に行い、業務がどの程度改善されるか、問題は発生しないかを改めて確認しましょう。

業務効率化に関わったメンバーはスムーズに業務内容の変更を受け入れられる場合が多いですが、担当者レベルの従業員は新たな業務プロセスに慣れるまでに時間がかかることもあります。

従業員の働きぶりなども考慮した上で、急ぎ過ぎずに確実に業務改善を進めましょう。

人事業務を効率化するツールの選び方

人事業務を効率化するツールには、単純作業を効率化するものや、AIで情報を整理するもの、セキュリティガード機能のついた情報管理ツールなどさまざまなものがあります。

どのような機能を持ったツールを導入するべきかについては、人事業務について抱える問題によって異なりますが、ツール選びの際に気を付けるポイントを知っておけば業務効率化をスムーズに行うために役立つでしょう。

人事業務を効率化するツールの選び方について、意識すべき点を3つご紹介いたします。

ツール選びのポイント①目的に沿った機能がある

人事業務で抱える問題を解決できる機能がついているツールを選ぶことが1つ目のポイントです。

目的に沿った機能がついているツールを選ぶことは、当然のことと思うかもしれません。
しかし、IT化が発展し続けている現在、さまざまな機能を備えたITツールが続々登場しており、ITツール選びをしていくなかで、本当に必要な機能を見失ってしまうことがあります。

ITツール選びの際には、企業が抱えている問題を常に意識しながら、目的に合わせたツールを選定するように心がけましょう。

ツール選びのポイント②扱いやすい

扱いやすいツールを選ぶことが2つ目のポイントです。

操作方法に慣れるまでに時間がかかってしまうと、業務効率化が進みづらくなります。また「操作方法に慣れるための講習会」など、余計な業務が増えてしまうことにも繋がります。

ツール選定をする際は、ITツールの使用に慣れていない人の意見も併せて聞いておくことが大切です。また、できるかぎり普段使っているツールと使用感が似ているものを選ぶと、多くの人が直感的に操作を理解することができます。

ツール選びのポイント③サポートの充実度が高い

ITツールを選ぶ際には、機能性や使いやすさに加えて、サポートの充実度が高い製品を選ぶことが3つ目のポイントです。

ITツールの導入を進めていく上で、操作方法の不明点やエラーが発生することもでてきますが、その際に、ツールのサポートがメールのみでの対応の場合、問題の解決に数時間、もしくは1日以上かかってしまうこともあります。

様々な業務を抱える人事にとって、数時間もエラーに拘束されてしまうと多数の業務を遅延させてしまうことになるためリスクとなってしまいます。

人事業務の規模などにより、どの程度のサポートを求めるか検討する必要はありますが、サポート窓口がメールだけでなく電話やチャットなどにも対応しているかどうか、あらかじめ確認しておくことが大切です。

LMSが人事業務の効率化に効果的？

人事業務で、特にコストがかかる業務の1つに、人材育成業務があります。
研修の内容を準備したり、研修を開催するために各地の拠点から社員を集めたりするには、多くの時間とコストが必要になります。

そこで、人材育成業務をはじめとする人事業務を効率化するためには、LMSの活用が効果的です。

ここからは、LMSの概要や人事業務の効率化への活用方法について詳しく解説していきます。

LMSとは？

LMSとはeラーニングをサポートするための学習管理システムのことです。

LMSにはさまざまな製品・サービスがあり、細かな仕様や機能は異なりますが、基本的な機能として教材管理機能と学習管理機能があります。

PCだけでなくスマートフォンやタブレットでeラーニングを行うことができるLMSや、チャット機能、ビデオ会議機能などのコミュニケーションツールが充実したLMSなど、製品によって強みが異なります。

研修の効率化

LMSを活用したeラーニングによって社内研修を実施すれば、研修を大幅に効率化することができます。

従来の社内研修であれば、社内研修を開催するたびに会場準備を行ったり、講師のスケジュール調整を行ったりする必要がありました。

また、研修資料を人数分印刷し、会場のセッティングを行うなど研修当日はほとんど1日中、他の業務に取り掛かることができません。

LMSを活用し、研修を実施すれば、研修資料を登録するだけで、いつでもどこでも研修を行うことができるため、人事業務担当者の業務を大幅に削減することができます。

関連記事：集合研修とは？効果やメリットデメリット、eラーニングとの比較を解説

受講者の学習状況を確認できる

従来の研修形式であれば、社員を集めて研修を受けさせるため、受講者ごとに受講状況が異なることはほとんどありません。

一方、eラーニングでは基本的に個人のペースで研修を受けられるため、受講者ごとに学習の進捗が異なります。

そこで多くのLMSには学習管理機能が搭載されています。学習管理機能とは、eラーニングの管理者がそれぞれの受講者の講座の視聴状況などを把握することができる機能です。

LMSによってはオンラインテストを実施できるものもあります。テスト結果を管理者が把握することができるため、従来の研修形式よりも細かに研修の進み具合や育成度合いを確認することができます。

LMSは何を選ぶべき？

LMSには多くの製品があり、それぞれ特徴やスペックが異なります。
数ある製品のなかから、人材教育の効率化を目的としてLMSを選ぶなら、LMS365がおすすめです。

LMS365を推奨する大きな理由の1つにMicrosoft Teamsとの連携ができる点が挙げられます。

人事業務においては扱いやすいITツールを導入することが重要であると解説しましたが、LMS365では普段使い慣れているWordやExcel、Power Pointといったオフィスソフトで作成した資料をそのまま教材として登録することができるため、新しくツールの操作方法に慣れる必要がありません。

またLMS365はMicrosoft Teams上で稼働するアプリケーションであるため、導入や運用をスムーズに行いやすく、人材教育の効率化の際に導入するLMSとしておすすめです。

LMSを活用して人事業務を効率化させよう

この記事では、人事業務の抱える課題や、人事業務を効率化するためのステップ、導入に役立つツールであるLMSなどについて解説しました。

人事業務は企業経営の根幹となる重要な業務であるにも関わらず、多くの企業で他の業務と兼任されている現状があり、効率化が急務となっています。

人事業務の効率化が遅れている原因の1つに、紙ベースでの仕事が多いという問題があり、業務効率化を進めるためにはITツールの活用やペーパーレス化の推進が必要とされます。

数あるツールの中でも、人事業務の効率化におすすめのツールがLMSです。
LMSを活用したeラーニングを人材育成に導入することによって、人事業務のなかでも特にコストのかかる人材育成業務を効率化することができます。

改めて企業の人事業務を見直し、効率的な業務へと変革していくために、LMSの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

eラーニングシステムを導入するなら「LMS365」

eラーニングシステムを導入するなら「LMS365」がおすすめです。

導入するメリットは、以下の3つです。

LMSの導入する企業にとって最も不安なのが、システムの構築と運用管理ではないでしょうか？

LMS365なら新たにサーバーを用意する必要はなく、既存システム（Microsoft365)にインストールをするだけなので簡単に導入できて、セキュリティ面も安心できます。

Word、Excelをはじめ、様々なファイル形式に対応しているため、従来から慣れ親しんだツールでコンテンツの作成や配信、管理ができます。そのため、導入後に操作がわかないという利用者や管理者のストレスは軽減されます。

LMS365なら導入前後のストレスを感じず、簡単に学習システムを構築できますので、この機会にぜひご利用ください。デモサイトでの体験もできますのでお気軽にお問い合わせください。