ナレッジ共有とは?おすすめのマネジメントツールや選び方のポイントを紹介

日々の業務のなかで得られる知識は、意識的に共有をしなければ個人の中に蓄積されていくため、組織の資産として残していくことはできません。
しかし、ナレッジを社内で開かれたスペースに蓄積していくことができれば、別の社員が同じ業務に取り組む際に参考にすることができるため、効率的に業務を進めることが可能になります。

この記事ではナレッジ共有のメリットやナレッジ共有の仕組みづくりに役立つツールなどをご紹介しておりますので、ぜひ最後までお読みください。

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ナレッジ共有とは?

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ナレッジ共有とは社員が業務を通じて獲得した知識や経験を、組織内で共有することです。

社員が得た気づきや経験を共有せずに個人で溜め込んでしまうと、同じ業務が発生した際にその社員に頼らなければならなくなります。また、ナレッジを持っている社員に頼ることができない場合は、別の社員が知識や手順を学び直さなければならず、手間や時間がかかってしまいます。

社員が得た知識や経験を集約して蓄積するシステムがあれば、効率的な方法や知識を他の社員も得ることができるため、業務の効率化や属人化の防止に繋がります。

ナレッジ共有の意味

ナレッジ共有のナレッジとは、「知識」を意味する英単語「knowledge」のことです。

ただ、企業のナレッジ共有という意味では単なる知識というよりは、企業活動を効率化するためのノウハウや経験、事例などのことを指して用いられることが多いです。また、ナレッジ共有という文脈ではノウハウの共有は単に社内で知識を交換するだけでなく、組織内の人間がいつでもアクセスできるスペースにナレッジを蓄積していく行為を指す場合が多いです。

ナレッジを蓄積し、共有していく仕組みづくりはナレッジマネジメントと呼ばれ、多くの企業に浸透しつつあります。

ナレッジマネジメント・ツールとは?

社員が個人で蓄えた知識や経験を社内で効率よく共有するために利用するツールがナレッジマネジメント・ツールです。
ナレッジマネジメントという概念が登場する前は社内のノウハウ共有としてエクセルを利用したデータ管理を行う企業もありました。また、既存の社内システムやサーバー上でナレッジマネジメントを行う方法を現在でも取り入れている企業もあります。

ただ、情報へのアクセスの利便性や情報更新のしやすさを考慮すると、専用ツールを利用した方がスムーズなナレッジ共有を実現することができると言えるでしょう。このようなツールの評価が高まり、最近では専用のマネジメントツールを導入する企業が増えています。


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ナレッジ共有する3つのメリット

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ナレッジ共有は、社員が業務を行う中で獲得した知識や経験を共有することで、業務の効率化を図ることです。
最近ではナレッジ共有を行うために、専用のツールを導入する企業が増えています。

それでは、ナレッジ共有を行うと企業にとってどのようなメリットがあるのでしょうか。

ナレッジを共有することによるメリットを3つご紹介いたします。

  • ナレッジ共有のメリット①:ノウハウの共有と蓄積
  • ナレッジ共有のメリット②:人材育成の効率化
  • ナレッジ共有のメリット③:業務の質や効率性を向上

ナレッジ共有のメリット①:ノウハウの共有と蓄積

ナレッジ共有するメリットの1つ目は、ノウハウの共有や蓄積を行うことができるという点です。

業務を遂行する中で、社員は効率のよい手順やイレギュラー対応などの知識や経験を獲得することができます。しかし、業務で得た知識や経験を他の社員に共有しなければ、個人の資産にはなりますが企業としての資産にはなりません。
社員が退職したり、異動が行われたりした際に個人の知識・経験は活かされることなく、組織としても資産を残すことができなくなります。

日頃からナレッジ共有の仕組みを整えておけば、社員個人の業務経験をそのまま企業としての資産として残していくことが可能になります。

ナレッジ共有のメリット②:人材育成の効率化

ナレッジ共有するメリットの2つ目は、人材育成を効率化することができるという点です。

新入社員など業務に対して全く知識がない社員に対しては業務マニュアルを配布し、育成を行う必要がありますが、毎年配布する業務マニュアルは少しずつアップデートをしていくことが望ましいでしょう。
日々業務において新しい知見や効率的な方法を発見した際にナレッジ共有をしておけば、マニュアル更新の際に個々の社員にヒアリングやマニュアル修正といった膨大な作業を行う必要性が低くなるため、人材育成にかける時間を効率化することができます。

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また、ジョブ型雇用等のように業務に経験のある人材を採用した際は、案件内容の説明や細かい顧客対応の方法を引き継ぐ必要がありますが、ナレッジ共有をしておくことで中途社員はテキストで様々な知識やメモを確認することができるため、何度も引き継ぎミーティングの場をセッティングする必要がなくなります。

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ナレッジ共有のメリット③:業務の質や効率性を向上

ナレッジ共有するメリット3つ目は、業務の質や効率性を向上することができるという点です。

ナレッジ共有の根本とも言えるメリットではありますが、ナレッジ共有を仕組み化しておくことで、業務に対する試行錯誤の回数を減らせるだけでなく同じ過ちやミスの回数を減らすことが可能になります。

例えば、毎年社内で同じ質問がされていたり、同じミスにより損害が生じていたりする場合はナレッジ共有が不足していると言えます。ポジティブな知識・経験に限らず、ネガティブな行動をナレッジ共有するよう社内で仕組み化しておき、社内で目を通すように徹底することで業務の質や効率性の向上を目指すことができます。

組織として日々成長していくことができるよう、例で挙げたような状況が社内で起きている場合はナレッジ共有を実施・見直しすることをおすすめします。

ナレッジ共有が難しい3つの理由

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企業でナレッジ共有を日常的に行うことができるシステムを構築しておけば、ノウハウの蓄積や人材育成の効率化ができるなど様々なメリットがあることを紹介しました。

しかし、ナレッジ共有の重要性を理解していなかったり、全社的な取り組みを行えていなかったりするなど、ナレッジ共有ができていない企業が多いのも事実です。

本章ではナレッジ共有が難しいとされている3つの理由について解説します。

  • 理由①:導入が後回しにされてしまう
  • 理由②:すでにできていると思い込んでいる
  • 理由③:ナレッジ共有に対する評価の仕組みがない

理由①:導入が後回しにされてしまう

ナレッジ共有が難しい理由の1つ目が、多くの企業で導入を後回しにしているということです。

個人の持っているノウハウを集約し、社内共通でナレッジ共有できる方法を検討するには時間やコストがかかってしまうため、通常業務の後回しにされてしまいます。現在、ナレッジ共有をしていなくても業務を推進できている状況であれば、なおさら重要性は低いでしょう。

目の前の課題を解決するために必要な業務が優先されることが多いため、ナレッジ共有の導入は先延ばしにされてしまうことが多いと言えます。

目の前の業務だけでなく将来の組織をより良いものにするために、経営層などが指揮を取り優先してナレッジ共有の仕組みを構築していくことが大切です。

理由②:すでにできていると思い込んでいる

ナレッジ共有が難しい理由の2つ目が、ナレッジ共有をすでにできていると思い込んでいる社員が多いことです。

OJTや引き継ぎの際に、口頭でノウハウを伝えるだけで情報共有が十分だと考えている企業は、ナレッジ共有の導入を検討しません。しかし、実際には業務に必要なノウハウを口頭で伝えるだけでは不十分と言えるでしょう。

情報を体系的に整理できていないと、伝える内容に抜け漏れがあるだけでなく、俯瞰して業務を理解することが難しくなります。また、口頭のノウハウ共有だとノウハウ提供者の能力やスキルによって内容のクオリティが左右されてしまうといった問題も挙げられます。

ナレッジ共有ができていると考えている社員が多い場合は、それぞれの業務内容を棚卸しし体系的にまとめられるテンプレートを配布するなど、属人性の低いマニュアルが完成するような仕組みを整えていく必要があります。また、体系的なマニュアルに加えて個人の知見や経験などを細かいメモとして付与できるナレッジマネジメントツールを導入しておけば、より細かく共有ができるようになるでしょう。

理由③:ナレッジ共有に対する評価の仕組みがない

ナレッジ共有が難しい理由の3つ目が、ナレッジ共有に対する評価の仕組みがないことです。

多くの企業で採用されている評価制度の場合、ノウハウを提供した人よりも、ノウハウを生かして結果を出した人が評価されやすい仕組みになっています。そのため、ナレッジ共有をすることより、業績を上げることに意識を向ける社員が多くなってしまいます。

ノウハウを適切に提供すること自体が評価されるような評価制度を策定すれば、それが社員のモチベーションとなりナレッジ共有が活性化しやすくなるでしょう。また評価制度だけでなく、ナレッジ共有が賞賛される行為であるとして社内全体の雰囲気を作り上げていくことも重要です。

ナレッジマネジメント・ツール選びのポイント

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ナレッジ共有は企業の資産を蓄積するために重要な習慣です。価値のあるナレッジ共有を社内で浸透させるためには、使いやすいナレッジマネジメント・ツールを導入することが必須と言えるでしょう。

しかし、ナレッジマネジメントを本格的に行ったことのない企業は、どのような基準でツールを選定すればよいのかわからないのではないでしょうか。

本章ではナレッジマネジメント・ツールを選定する際に重視すべきポイントをご紹介します。

ナレッジマネジメントツール選定のポイント①操作性

ナレッジマネジメント・ツールを導入する際に重要視すべきポイントの1つ目はツールの操作性です。

ナレッジ共有は通常の業務とは別の作業となるため、あまり時間を割けないことも多いでしょう。そのため、複雑な操作をしなくても使いこなせるような操作性のよいツールを選ぶ必要があります。

ツールの操作性が悪いとノウハウを持っている社員が情報を共有しづらくなり、情報を蓄積する習慣が生まれにくくなってしまいます。直感的に操作できるツールであれば、多くの社員が気軽にナレッジを提供できるようになり、ナレッジ共有の活発化にもつながります。

ナレッジマネジメントツール選定のポイント②運用性

運用性の高さもナレッジマネジメント・ツールを選定する際に注目すべきポイントの1つです。

ナレッジ共有をスムーズに行うためには、ノウハウの提供のしやすさだけでなく、分析のしやすさやアクセスのしやすさも大切です。

ナレッジの運用性に関しては、ナレッジが蓄積してきた段階で初めて気づく部分も多いため、導入段階で判断することが難しいかもしれません。導入段階でサポートに相談したり、カスタマーサービスについて確認したりすることはできるため、実績や評価を確認して運用面で困ることがなさそうかを事前に確認しておくことが重要です。

ナレッジマネジメントツール選定のポイント③セキュリティ

ナレッジマネジメント・ツールで共有する情報は、社内の一部の社員だけに共有すべき知識・経験から全社員まで公開する情報まで、公開範囲は幅広いと言えます。

そのためナレッジマネジメント・ツールを選ぶ際は、セキュリティが保たれているツールであるかどうかを事前に確認しておく必要があります。

また、情報公開の範囲設定がわかりにくかったり、細かい範囲で設定ができなかったりすると、対象外の社員にも情報を公開してしまう可能性が高まります。わかりやすい操作でかつ細かい属性を指定して情報公開の範囲を設定できるツールを選定することで、属人的なセキュリティミスをカバーすることができるでしょう。

おすすめのナレッジマネジメント・ツール4選

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最後に、ナレッジ共有をこれから導入する企業に向けて、おすすめのナレッジマネジメント・ツールを4つご紹介します。

ナレッジマネジメント・ツールの使いやすさは業界や職種、取り扱う情報の種類によって異なります。

それぞれのツールの特徴やメリット・デメリットを解説していくので、自社にあったツール選びの参考になさってください。

おすすめのナレッジマネジメントツール①:Notion

Notionはさまざまな情報を自由にカスタマイズして共有できるツールです。

テキストだけでなく、画像や動画、表を埋め込みわかりやすいページを手軽に作成できる点が特徴です。また、作成したデータベースをカレンダー表示にしたり、タイムライン表示にしたりすることで視覚的にわかりやすく管理することができるため、プロジェクトのスケジュール管理などにも活用できます。

個人向けであれば利用料金はかからないため、導入前に気軽に使用感を試すことができるのもうれしいポイントです。

おすすめのナレッジマネジメントツール②:PKSHA. for FAQ

PKSHA for FAQは、業務のオペレーションをマニュアル化し共有することに長けているナレッジマネジメント・ツールです。

特に問い合わせの回答マニュアルを共有することに特化しており、カスタマーサポートの不安を一気に解消することができることに定評があります。社内での情報共有だけでなく、Google検索エンジンに対応したFAQサイトの作成にも対応しています。

国内の大手企業での利用実績があり、ナビゲーションパーツや対話形式でのFAQなど多くの機能に対応しているところも強みです。

おすすめのナレッジマネジメントツール③:QUMU

Qumuは動画の共有に強みを持つ動画配信プラットフォームです。

動画編集経験がない人にとっても使いやすい動画制作ツールや、操作性に優れたポータルサイトなど、動画を共有するために活用したい機能が揃っています。
また、「アダプティブ・ビットレート」を採用することにより、動画視聴者の通信環境に合わせた映像を自動選択するため、通信負荷がかかりにくいというメリットもあります。

テキストだけでは伝わらない内容も伝えられるため、動画でマニュアルを共有したい企業にはおすすめのツールです。

おすすめのナレッジマネジメントツール④:LMS365

LMS365はeラーニングの運用をサポートするLMS(学習管理システム)です。

LMS365では使い慣れたMicrosoft製品(ExcelやPowerPointなど)でナレッジ資料を作成することができます。そのため、ナレッジ共有に慣れていない社員でも容易に共有することができるため、ナレッジ共有を活発にさせることができます。Microsoft製品で作成した資料の他にもライブ配信の録画データや動画コンテンツも共有可能であるため、共有したい内容に適した形式を選択することが可能です。

さらに、LMS365はTeamsと連動して利用することが可能です。ナレッジ共有をシステム化した場合、ノウハウを提供するときも、提供されたノウハウにアクセスするときも個々に作業を進める場合がほとんどです。

しかし、LMS365であればソーシャルラーニングのようにスレッドでリアルタイムにコミュニケーションを取りながら知識やノウハウのある社員が発信する形でナレッジを蓄積していくことが可能です。
また、共有したナレッジに対して「いいね」等の反応が多いものや質問回数が多い項目を教材化し、LMS上にアップしていくことでニーズが高くかつ質の高いナレッジを共有していくこともできます。

コンテンツ情報やユーザー情報を細かに設定することもできるため、情報共有の対象を設定でき、必要な社員に適切な情報を提供することも可能です。

ナレッジ共有においては、経験のある社員がナレッジを発信し、必要とする社員がナレッジを参照する習慣を定着させていくことが重要であると本記事では紹介しましたが、何度も発信・参照される重要な情報については、体系化したマニュアルとして教材に組み込み配布することが大切です。

LMSの機能とナレッジ共有の機能を併せ持つ「LMS365」では、ナレッジを蓄積することができるだけでなく教材を配布し、受講状況を管理することもできます。参照すべき重要なナレッジは、内容を確認したかどうか個々の社員に任せるのではなく、教材として適切に配布し、必ず受講させることでより社員全体のナレッジを向上させることができます。

関連記事:eラーニングシステムの教材を使用・制作する際の注意点やポイントを紹介

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本記事では、ナレッジ共有の意味やメリット、ナレッジ共有の導入がなかなか進まない理由などについて解説しました。

ナレッジ共有は個人で抱えていた情報を開示することにより、業務効率化や人材育成のコスト削減を図ることができますが、ナレッジマネジメントは重要性を認識されづらく、導入が遅れている企業が多いのが現状です。

またナレッジ共有は特別なツールを使わなくても実施することが可能ですが、ナレッジマネジメント・ツールを活用することでさらに効果的なナレッジマネジメントを実現することができます。ナレッジマネジメント・ツールは、組織の共有したい情報によって異なりますが、LMSを活用すればコミュニケーションツールや教材管理機能を使って簡単にナレッジマネジメントを行うことが可能となります。

蓄積されるノウハウを共有し、人材育成を推進していくためにLMSを活用したナレッジマネジメントの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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監修者

三上 晃潤

三上 晃潤(株式会社ソフィア 事業開発部 リーダー)

人事部、広報部、経営企画部、情報システム部を中心に、eラーニングシステムを活用した課題解決の提案やLMS365の導入支援を行う。最大手コンビニチェーンや最大手商社等の窓口を担当し、年間25,000ライセンス以上の販売実績を持つ。